Integrität & Compliance
Die Grundsätze unseres Handelns bei Quest One
Quest One trägt als Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung gegenüber KundenInnen, Mitarbeitenden, KapitalgeberInnen und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, sich jederzeit und überall an die geltenden Gesetze zu halten, ethische Grundwerte zu respektieren und nachhaltig zu handeln. Integrität und Compliance sind daher fundamentaler Teil der Unternehmensstrategie der Quest One GmbH und werden auf allen Ebenen des Unternehmens und von allen Mitarbeitenden, das heißt der Geschäftsleitung, den Führungskräften und jedem/r einzelnen/r ArbeitnehmerIn, gleichermaßen gelebt.
Die Quest One GmbH ist in ein Integrity & Compliance Management System integriert. Das Integritäts- und Compliance-Programm befasst sich neben Integrität mit Wirtschaftskriminalität, insbesondere Korruptionsbekämpfung, Geldwäscheprävention und Kartellrecht. Es wurde also entwickelt, um
- Compliance-Verstöße zu verhindern (Prävention),
- etwaige, trotz Präventionsmaßnahmen vorkommende Compliance-Verstöße so schnell wie möglich aufzudecken (Aufdeckung)
- und diese Compliance-Verstöße, sobald sie aufgedeckt wurden, unverzüglich und effizient abzustellen (Reaktion)
Prävention
Die Compliance-Organisation der Quest One hat das Ziel, bei allen MitarbeiterInnen, LieferantenInnen und Business PartnernInnen der Quest One GmbH das Bewusstsein und Verständnis für verantwortungsbewusstes und integres Handeln weiter zu etablieren und voranzutreiben.
Um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, hat die Compliance-Organisation der Quest One GmbH eine Vielzahl unterschiedlicher Maßnahmen ergriffen und implementiert:
Code of Conduct
Der Code of Conduct von Quest One gilt für alle Mitarbeitenden, das heißt Geschäftsleitung, Führungskräfte und jeden einzelnen ArbeitnehmerIn, gleichermaßen. Der Code of Conduct bildet das Herzstück der Unternehmenskultur von Quest One und gibt für Situationen, in denen die Mitarbeiter*innen besonders auf verantwortungsvolles Handeln achten müssen, konkrete und verbindliche Leitlinien vor. Anhand von Beispielen beschreibt er, wie mit Konfliktsituationen im alltäglichen Geschäft umgegangen werden kann.
Code of Conduct für Business Partner*innen
Quest One erwartet, dass auch Business PartnerInnen sowie deren MitarbeiterInnen verantwortungsvoll handeln und sich jederzeit und überall an geltende Gesetze halten und ethische Grundwerte respektieren. Quest One hat deshalb einen eigenen Code of Conduct für Business PartnerInnen, der ethische Mindeststandards enthält, zu deren Einhaltung sich die Business PartnerInnen von Quest One verpflichten.
Kommunikation
Die Compliance-Organisation kommuniziert kontinuierlich auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Themen Integrität und Compliance werden bei Quest One regelmäßig über interne Medien, wie beispielsweise das Intranet, kommuniziert. Darüber hinaus informiert und berät die Compliance-Organisation Führungskräfte sowie weitere MitarbeiterInnen durch Schulungen, einen Helpdesk-Service sowie im Rahmen interner Konferenzen und Besprechungen.
Compliance-Richtlinien
Quest One hat gültige Richtlinien, insbesondere zu den Compliance-Themen Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie Integritätsprüfung von Geschäftspartnern. Diese Richtlinien beinhalten unternehmensweit einheitliche und verbindliche Vorgaben für alle MitarbeiterInnen.
Präsenz- und Online-Trainings
Quest One verfügt über ein Schulungsprogramm zu Integrität und Compliance für alle MitarbeiterInnen. Zu den wichtigsten Schulungsinhalten gehören der Code of Conduct (Verhaltenskodex) sowie Informationen zur Compliance-Organisation von Quest One.
Austausch mit externen Experten und Expertinnen
Die für Integrität und Compliance verantwortlichen Funktionen nehmen regelmäßig an Austauschformaten zu den Themen Integrität und Compliance mit ExpertInnen aus Industrie und Wissenschaft teil. Quest One unterstützt und fördert Integritäts- und Compliance-Initiativen sowohl individuell als auch in Partnerschaft mit anderen Unternehmen durch die Beteiligung an externen Compliance-Initiativen.
Helpdesk
MitarbeiterInnen der Quest One GmbH können jederzeit telefonisch oder per E-Mail Fragen rund um die Themen Integrität und Compliance an die zuständigen Stellen richten. Aus den eingehenden Anfragen gewinnt die Compliance-Organisation einen Überblick über häufig auftretende Fragestellungen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden zur Identifikation weiterer Risiken, Trends sowie zur Ableitung präventiver Compliance-Maßnahmen genutzt.
Monitoring
Um die Nachhaltigkeit des Integritäts- und Compliance-Programms zu gewährleisten, überprüft die Compliance-Organisation fortlaufend dessen Effizienz und Wirksamkeit, indem sie die Umsetzung der Maßnahmen und Projekte kontinuierlich nachhält.
Tone from the Top
Der Vorstand von Quest One ist sich seiner Verantwortung für Integrität und Compliance bewusst und nimmt diese vollumfänglich wahr. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte von Quest One begreifen Integrität und Compliance als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie.
Aufdeckung
Kommt es innerhalb der Quest One zu Rechtsverstößen, kann dies zu erheblichen Risiken für Quest One und die betroffenen MitarbeiterInnen führen. Integrität und gesetzeskonformes Verhalten haben deshalb innerhalb der Quest One höchste Priorität. Um diese Werte zu gewährleisten, hat Quest One klare und transparente Prozesse geschaffen, die sicherstellen, dass Rechtsverstöße intern erkannt, aufgeklärt und unverzüglich abgestellt werden
Compliance-Risikoanalyse
Die Compliance-Organisation führt regelmäßig umfassende Compliance-Risikoanalysen durch. Diese berücksichtigen unter anderem die Anzahl und Größe der einzelnen Gesellschaften, das jeweilige Geschäftsmodell, die Kunden- und Vertriebsstruktur, länderspezifische Risiken sowie die lokale Wettbewerbsstruktur. Zusätzlich werden die Umsetzung und Wirksamkeit der implementierten Compliance-Maßnahmen und Kontrollen in den untersuchten Gesellschaften intern überprüft.
Mergers and Acquisitions (M&A)
Um Compliance-Risiken, die aus dem Erwerb oder der Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen für Quest One entstehen können, frühzeitig zu erkennen, zu vermeiden und zu reduzieren, wird die Compliance-Organisation in M&A Projekte eingebunden. Im Rahmen dieser Projekte werden Compliance-Due-Diligence-Prüfungen der betroffenen Unternehmen durchgeführt, um potenzielle ComplianceRisiken systematisch zu identifizieren und bewerten zu können.
Hinweisgebersystem
Quest One bietet allen, einschließlich MitarbeiterInnen, KundenInnen, LieferantenInnen und anderen GeschäftspartnernInnen ein sicheres Hinweisgebersystem zur Meldung von potenziellen Compliance-Verstößen. Dies ermöglicht einen anonymen, sicheren und vertraulichen Austausch solcher Informationen zu jeder Zeit und von überall auf der Welt. Die Hinweise werden zur Untersuchung an eine unabhängige Stelle weitergeleitet. Alle Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, werden vor Diskriminierung und Vergeltung geschützt. Mehr zum Hinweisgebersystem finden Sie hier:
www.volkswagenag.com/hinweis
Reaktion und Verantwortlichkeit
Quest One toleriert keine Compliance-Verstöße. Die richtige Reaktion auf Compliance-Verstöße und Fehlverhalten ist unerlässlich, um die negativen Auswirkungen eines Verstoßes zu minimieren, die Verantwortlichen zur Verantwortung zu ziehen und sicherzustellen, dass unser Engagement, Geschäfte integer zu tätigen, gefestigt bleibt.
Behördliche Untersuchungen
Quest One kooperiert eng mit den zuständigen Behörden. Quest One hat eine Verhaltensanweisung für MitarbeiterInnen herausgegeben, welche die Wichtigkeit von Offenheit, Transparenz und Kooperation gegenüber den Behörden betont.
Kontinuierliche Weiterentwicklung des Integritäts- und Compliance-Programmes
Die Compliance-Organisation entwickelt und verbessert das Integritäts- und Compliance-Programm kontinuierlich.
Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei Quest One oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office der Volkswagen AG beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei Quest One beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentiell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Zentrale Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Offices gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Zentrale Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier.
*Die Bearbeitungszeit hängt vom Umfang des Verfahrens ab.
Welche Art von Meldung möchten Sie abgeben?
Eine Verdachtsmeldung zu potentiellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten der Quest One GmbH, Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verstöße in der Lieferkette zu melden.
Dies berührt nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich – wie nachfolgend beschrieben – an die zuständigen Behörden zu wenden.
Das Zentrale Aufklärungs-Office von Quest One kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden: io@volkswagen.de.
Postanschrift
Postadresse:
Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Brieffach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Bitte vereinbaren Sie einen Termin über io@volkswagen.de
Ombudsleute
Volkswagen AG hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Zentrale Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/.
Online Reporting Channel
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Zentralen Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon angeben können, finden Sie hier.
Sprachnachricht per Telefon
Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Zentrale Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.
Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode “ 122203“ bereit.
App “SpeakUp - Listen for a change”
Sie können auch die App „SpeakUp“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Um die App herunterzuladen, können Sie den folgenden QR-Code scannen:
Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen. Hierfür benötigen Sie den Organisationscode 122203. Alternativ können Sie den folgenden QR-Code scannen:
Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale AufklärungsOffice gerichtet werden. Darüber hinaus steht für alle Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem eine zentrale Compliance Kontaktstelle unter compliance@questone.com zur Verfügung.
Externe Meldekanäle
Wir ermutigen zur Meldung von Fehlverhalten über die oben beschriebenen internen Meldekanäle. Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen.
Eine Übersicht dieser externen Meldekanäle ist unter diesem Link verfügbar.
Externer Meldekanal für Deutschland
Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: Bundesamt für Justiz (BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).
